גיבוש תפיסה ואפיון אסטרטגיה תפעולית לחלקי החילוף בחברת High-Tech גלובלית

גיבוש תפיסה ואפיון אסטרטגיה תפעולית לחלקי החילוף בחברת High-Tech גלובלית

המצב הקיים

רמות שירות (זמינות חלפים) נמוכות, בעיקר בשווקים המתפתחים באסיה ודרום אמריקה
חסרה סגמנטציה לרמת השירות ללקוחות השונים ולמוצרים השונים
מלאים גבוהים מדי בשרשרת הגלובלית
יכולות תכנון ברמה נמוכה:
חסרה מערכת מידע תומכת
איכות תחזית נמוכה ולא נמדדת
היקף משאבים ניכר המושקע בתכנון
היקף גדול של בלת"מים ושינויים תכופים בהזמנות ובמשלוחים

 האתגר

הגדרת אסטרטגיה תפעולית מלאה אשר תתמוך באסטרטגית השירות של החברה וביעדים העסקיים
פיתרון גלובלי תחת המגבלות של חברת האם העולמית

התפוקות

בוצעה סגמנטצית לקבוצות מוצרים, לקוחות ולפי רמת קריטיות הפריט
הוגדר מודל תפעולי ופריסה גלובלית של המחסנים
אופיין מודל מלאי חדש אשר יישומו יביא לירידה של 40-50% במלאי העולמי ללא גידול בעלויות התפעוליות
הוגדרו חלופות וקריטריונים לבחירת מערכת מידע תומכת

בחינה אסטרטגית לכדאיות לכניסה למכרז

בחינה אסטרטגית לכדאיות לכניסה  למכרז

רקע
מוסד בנקאי מוביל בישראל בעל סניפים ופעילות ברחבי העולם

לקראת מכרז שעמדה לערוך רשות ממשלתית נדרש הבנק לבחון את הכדאיות העיסקית, על כלל היבטיה, של נוכחותו הגיאוגראפית במיקומים בעלי חשיבות אסטרטגית.
לאורך שנים החזיק הבנק סניפים, עמדות אוטומטיות ועמדות החלפת כספים מאויישות במתחמים, תוך תשלום גבוה לרשות ואופרציה ייחודית.

מטרת הפרויקט

• בחינת ההשלכות העיסקיות של הפעילות הרלבנטית וגיבוש P&L צפוי לפעילות
• בחינת ההשלכות השיווקיות והמיתוגיות של הנוכחות
• בחינת מודלי הפעלה חלופיים והשפעתם על השורה התחתונה העיסקית
• גיבוש המלצה בדבר ההצעה הראויה למכרז, אם בכלל

אתגרים

• חישוב צפי הרווחים מהפעילות העתידית המושפעים בין היתר מרגולציה אקטיבית, שינויים בהיקפי האוכלוסייה המבקרת במתחמים, שינויים בשערי המט"ח והשקל, שינויים במצב הכלכלי המשפיעים על ההוצאה הממוצעת, תחרות מוסדית ופרטית וכו'
• בניית מודל לתחשיב העלויות הכולל את הערכות ומשתנים רבים שמקורם באגפים רבים של הבנק: כ"א, בינוי, ביטחון, ציות, שיווק, חטיבה עיסקית ועוד
• קשיים של הלקוח, ההנהלה וועד העובדים שלו להיערך ולהגמיש את המודל הנהוג לצורך פעילות החורגת מהותה מאופי הפעילות הבנקאית הסטנדרטי

שלבי הפרויקט

איבחון

• ניתוח הפעילות הקיימת- היקפים, פוטנציאל ועלויות
• ניתוח הפרמטרים הרלבנטיים להכנסות עתידיות – לקוחות, שערי מטבע, עמלות וכו'.
• חיזוי שיעורי הנטישה והשינוי בדפוסי הפעילות של לקוחות הסניף
• ניתוח ההשפעה הפריפריאלית- מיתוג, שיווק והשפעה על לקוחות שמרכז עסקיהם במתחמים

גיבוש חלופות

• בחינת מודלי פעילות שונים
• גיבוש החלופות השונות לפעילות בתחומים הרלבנטיים

מדידה ותיעדוף

• כימות ההשפעה של החלופות השונות על רווחיות הפעילות
• בחינת הערך וקלות היישום של כל חלופה
• גיבוש החלופה הנבחרת

תוצאות

מתן המלצה משולבת:

• Go/No Go
• סכום מומלץ לכניסה למכרז – שיבטיח רווחיות ועמדה תחרותית
• בניית תכנית High-level לבניית המנגנונים והיכולות הנדרשות לתפעול האופרציה

גיבוש תפיסה ניהולית במכון הסרטן בבית חולים

גיבוש תפיסה ניהולית במכון הסרטן בבית חולים 

אודות הלקוח
הנהלת מרכז הסרטן בבית חולים ממשלתי גדול. המרכז הינו מהמתקדמים בארץ ומטפל בחולים מכל רחבי הארץ

רקע
כחלק משינוי ארגוני במרכז הוגדר ע"י הנהלת בית החולים מודל ניהולי חדש עבור המרכז המבוסס על נשיאות בה שותפים מנהלים בכירים במרכז הסרטן
נשיאות המרכז נדרשת לטפל בנושאים רבים ומגוונים החל ממענה לשאלות כגון "מרכז הסרטן לאן" ועד לניהול שוטף של כח האדם

מטרת הפרויקט
גיבוש התפיסה הניהולית של הנהלת מרכז הסרטן ויציקת תוכן מעשי אל המודל אשר הוגדר ע"י הנהלת בית החולים הכולל חלוקת התפקידים בהנהלת המרכז, מודלים בקבלת החלטות, שגרות ניהול ועוד

אתגרים

• הגדרת מודל ניהולי אשר מתעלה מעל הפוליטיקות הארגוניות הקיימות ומאפשר עבודה שוטפת של המרכז
• הכנסה של שגרות ניהול לעולמות הרפואיים
• הגדרת מודל אשר מאפשר מחד קבלת החלטות ניהוליות אסטרטגיות ומאידך ניהול תפעולי שוטף של המרכז

כלים ומתודולוגיות

• תיאוריית יסודות הניהול של הנרי פאיול
• מתודולוגיית RACI להצגת חלוקת תחומי האחריות בין הגורמים השונים בהנהלת המרכז
• מודלים לקבלת החלטות: תעדוף חלופות, שקלול חלופות, מטריצת החלטה

שלבי הפרויקט
בוצעו מספר ישיבות חשיבה עם הנהלת המרכז במסגרתן הוצגו אבחון מצב קיים, מיפוי מודלי ניהול וקבלת החלטות ממקורות ידע שונים והצגת חלופות.
במסגרת הישיבות נדונו נושאים משמעותיים, כגון:

• הגדרת התועלות בקיום מרכז מאוחד (על פני מרפאות יחידניות)
• הגדרת תפקידי הנשיאות
• מודל הניהול ותחומי האחריות
• שגרות ניהול

בנוסף, התקיים דיון מעמיק בחלופות המוצעות וגובשה החלטה באשר לנושאים השונים.

 תוצאות
תיק יחידה מעשי המגדיר את מדיניות הארגון בנוגע לתפקידי הנשיאות, למודל הניהול ותחומי האחריות ולשגרות הניהול והמודלים על פיהם מתקבלות ההחלטות בארגון.

אבחון ארגוני תפעולי

אבחון ארגוני תפעולי

רקע
החברה הינה בין העשרים החברות המובילות בתחום השילוח והובלת המטענים אשר פועלת בעזרת סניפים (סוכנים) ברחבי העולם המתפעלים את המשלוחים בתחנות הביניים. הפרויקט בוצע בחברה האחראית על המטענים בישראל והרשות הפלסטינית.
במהלך 2011 חלה ירידה משמעותית במכירות בעקבות מהלך רה-ארגון במחלקת המכירות וכן חלה ירידה בשביעות רצון לקוחות ופגיעה במוניטין החברה עקב תהליכי החיוב של החברה מול לקוחותיה.

חברת Tefen נתבקשה לבצע בחינה ארגונית – תפעולית במחלקת המכירות ותפעול השילוח.

מטרת הפרויקט
אבחון ארגוני תפעולי במכירות ובתפעול השילוח- בחינת מערך תומך מכירות וממשקים עיקריים מול מחלקות היצוא והיבוא על מנת לשפר תהליכים, ממשקים ורמות שירות בכדי לעמוד ביעדים העסקיים של החברה.

אתגרים

• חוסר אחידות בחלוקה לסגמנטים בין המחלקות (לקוחות וחלוקה גיאוגרפית) גם במחלקות שעבדו בחלוקה שונה וגם במחלקות שעבדו בחלוקה דומה אשר יצר מצב של:
• ריבוי ממשקים פנים ארגוניים מיותרים
• תיק לקוח "עובר מיד ליד"
• רגישות פנים ארגונית של עובדים ותיקים ומנוסים בעמדות מפתח אשר הביעו התנגדות לתהליך

שלבי הפרויקט

שלב א'- מיפוי מצב קיים וריכוז ממצאים עיקריים

• ביצוע ראיונות עם מנהלים, עובדים, ממשקים עיקריים
• איסוף וניתוח נתונים מתוך מערכות המידע
• ביצוע תצפיות איכותיות מדגמיות לבחינת תהליכי עבודה מרכזיים, עומסים, וכד'
• ניתוח המידע שנאסף ואיתור נקודות לשימור ולשיפור

שלב ב'- גיבוש תפיסה ארגונית תפעולית איתור והצפת מוקדים פוטנציאליים לשיפור בשלושה תחומים:

• תחומי אחריות וסמכות
• תהליכי עבודה לא מיטביים
• מדידה ובקרה חלקיים

שלב ג' – יישום בעקבות הממצאים הנ"ל, ניתנו המלצות המתחלקות לשלושה ערוצים וגובשה תכנית עבודה ראשונית ליישום

תוצאות
לפעילות מיטבית של היחידה גובשה תפיסה בשלושת שתחומים שאותרו לשיפור:
א. התאמת המבנה הארגוני

• הצגת חלופות למבנים ארגוניים על ציר לקוח-פעילות ומתן המלצה למבנה ארגוני מיטבי, עפ"י שקלול מס' פרמטרים: יעילות, מיקוד מקצועי, פשטות ניהולית, גיבוי וגיוון, כמות ממשקים
• הגדרת תחומי אחריות של בעלי התפקיד
• הערכת משאבי כ"א נדרשים תוך התייחסות להיקפי פעילות של תהליכים מרכזיים וזמן נדרש

ב. שיפור תהליכי העבודה

• המלצות לשיפורים בתהליכים מרכזיים
• גיבוש עקרונות לאופן ניהול המחלקות כולל דגשים לשגרות ניהול

ג. מדידה ובקרה

• גיבוש מערך מדדים ובקרות כשתשתית למדידת המחלקות

שיפור אפקטיביות במוקד מכירות B2B בחברה יצרנית גדולה בתחום המזון

שיפור אפקטיביות במוקד מכירות B2B בחברה יצרנית גדולה בתחום המזון

רקע

מוקד מכירות B2B אשר פועל במתכונת של מוקד הזמנות תפעולי.

הנציגים במוקד מבצעים הזמנות על פי דרישה בתדירות קבועה ומוגדרת ללא ניסיון להגדלת המכירות.

הצורך

הארגון ניצב בפני שינויים משמעותיים בהיקפי הלקוחות והפעילות במוקד בעקבות שינויים ארגוניים ולאור זאת נדרש לבצע מהלכים לשיפור שיטות המכירה וניהול הלקוחות המטופלים במוקד במטרה למנף את יכולות המוקד ולמצות את ההזדמנויות.

לשם כך, נבחרה חברת Tefen לבצע בחינה תפעולית מעמיקה לשיפור שיטות ותהליכי העבודה במוקד המכירות שבסופה תוגדר תפיסה תפעולית מיטבית לניהול ותפעול המוקד.

תחומים מרכזיים שנבחנו במסגרת העבודה

• אפקטיביות המכירות
• תהליכי המכירה ותסריטי השיחה
• היקפי פעילות המוקד והיקפי כוח אדם נדרשים (תקינה)
• פעולות מחוץ לשיחה – פעילות ניירת ומערך אחורי
• תהליכי ניהול המוקד (ניהול משמרת, ניהול צוות וכו')

תפוקות

בסיום העבודה ניתנו המלצות בתחומים הבאים:

• המלצות למצוינות במכירות בשיחה – הגברת הייזום למכירות, דגשים למבנה השיחה ותסריטי שיחה תומכים
• תקינת כוח אדם – היקפי כ"א נדרשים במוקד לביצוע הפעילות הקיימת ופעילויות חדשות שצפויות לעבור לאחריות המוקד
• תכנון משמרות וניהול משמרת – מתן דגשים לניהול משמרת בזמן אמת ותכנון מיטבי של המשמרת להגברת אפקטיביות המכירות
• מבנה ארגוני ושגרות ניהול – המלצות למבנה ארגוני חדש, בדגש על מבנה הצוותים וניהולם השוטף
• איפיון דרישות לשיפור יעילות והגברת אפקטיביות המכירה באמצעות מערכות המידע

 המלצותינו כללו שימוש בכלים ובדגשים לקיום שיחת מכירה אפקטיבית והמרת שיטת התפעול מעבודה חד תחומית לעבודה משולבת של מספר תחומים למיצוי מקסימלי של פעילות הלקוח.

תוצאות

עבודתנו יצרה ערך משמעותי שבא לידי ביטוי בשיפור נצילות הנציגים, צמצום זמן פנוי והגדלת משך הזמן בשיחה שהביא לחסכון של כ- 8 משרות ולהגברת המכירות שיצרה גידול בהכנסות של כ- 15 מיליון ₪.

 

גיבוש אסטרטגיה עסקית ובחינת התייעלות

גיבוש אסטרטגיה עסקית ובחינת התייעלות 

רקע
החברה מספקת מגוון פתרונות בתחום סחר חוץ (יבוא – יצוא), הסעת עובדים, ופתרונות מגוונים בתחום האחסנה, התחבורה והלוגיסטיקה.
לחברה אחד הציים המסחריים הגדולים בישראל המונה מעל 200 כלי רכב.
בעקבות שינויים העוברים על השוק, ובהינתן מגוון הפתרונות אותם מציעה החברה, מעסיקות את הנהלת החברה שתי סוגיות עיקריות:
1. חשיפת החברה לסיכון בדמות פרטו הלקוחות והתלות בלקוחות מפתח
2. שיפור שורת הרווח של החברה
חברת Tefen נתבקשה להציע תהליך לגיבוש אסטרטגיה עסקית.

מטרת הפרויקט
גיבוש אסטרטגיה עסקית לצורך השגת מיקוד עסקי ורווחיות בת-קיימא

• מיפוי קווי העסקים של החברה וזיהוי מרכזי הרווח
• בחינת מבנה העלויות של החברה במטרה לשפר את שורת הרווח
• מיפוי הסביבה העסקית
• הגדרת המיקוד העסקי של החברה לחמש השנים הקרובו

אתגרים

• במסגרת גיבוש האסטרטגיה העתידית אחד האתגרים המרכזיים והמשמעותיים בפרויקט היה בחינת דרכה ואופי פעילותה של החברה לאור התוצאות העסקיות הנמוכות (רווחיות נמוכה מאוד)
• איתור נושאים ובחינתם כפוטנציאל להתייעלות בליבת הפעילות העסקית במצב הקיים
• בניתוח הפעילות העסקית בהבט של גודל ומיקוד פעילות לא נמצאו חברות דומות במגרש המשחקים הספציפי. מנגד הרחבת הפעילות העסקית לתחומים נוספים נמצאה כבעייתית לאור ריבוי השחקנים במגרש זה
• גיבוש מנוע צמיחה חדש על בסיס התשתיות הקיימות בהשקעה מינימלית. יחד עם זאת השקעה נמוכה של הארגון בתשתיות וטכנולוגיה בשנים האחרונות יצרה קושי בגיבוש מנוע צמיחה המבוסס על טכנולוגיה מתקדמת

תוצאות
ההמלצות בנוגע לאסטרטגיה העתידית נתנו במספר מישורים:
1. הסדרת התשתית התפעולית:

• פיתוח מערך המכירות
• שיפור היבטים תפעוליים
• התאמת המבנה הארגוני

2. מיקוד ושיפור בליבת הפעילות הנוכחית:

• מיקוד בלקוחות בינוניים מסקטורים הנושאים הכנסה גבוהה ללקוח
• מיקוד בהגדלת נפח פעילות היבוא והיצוא האווירי
• הקמת מערך מכירות ושירות
• מינוף הפוזיציה הייחודית של החברה כחברה גדולה מאוד והפיכתה ל Best Practice  בתחום
• מיצוב ומיתוג החברה כמובילה בשירות

3. יצירת מנוע צמיחה נוסף:

• הרחבת פעילות B2B2C
• השכרת משאיות צמודות לתקופות קצרות (שבועי, חודשי)
• שירותי מידע + קונסולידציה בקווים קבועים / מתוכננים

בחינה אסטרטגית של תחומי פעילות חדשים אשר יהוו מנוע צמיחה לחברה

רקע
חברה מתחום האנרגיה אשר מתעסקת ברכש והובלת חומר גלם ייעודי לישראל.
לצורך צמיחה עתידית והרחבת פעילות החברה, וכתוצאה משינויים עתידיים בשוק האנרגיה בישראל ובעולם, עלה הצורך בבחינת כיווני פעולה נוספים לחברה.
חברת Tefen נבחרה לבצע בחינה אסטרטגית לזיהוי ובחירת כיווני פעולה פוטנציאלים.

מהלך הפרויקט
העבודה כללה שלב דיאגנוסטיקה, ניתוח חלופות והגדרת Roadmap להמשך.

שלב הדיאגנוסטיקה כלל ראיונות גורמי מפתח בחברה ובשוק האנרגיה בעולם, קריאת מאמרים וחומרים רלוונטיים, ניתוח נתונים וסיעורי מוחות: ניתוח חיצוני של שוק האנרגיה בישראל ובעולם – בנמ'צרק שחקנים משמעותיים בתחום, התפתחות שרשרת הערך בתחום, היקפים ומגמות עתידיות. כמו כן, שלב הדיאגנוסטיקה כלל ניתוח פנימי של החברה – נתוני רכש והובלה, מדדי הצלחה וזיהוי נכסי החברה.
שלב זה בוצע לטובת הבנת שוק החברה וזיהוי כיווני פעולה אפשריים בשוק העתידי לצד מינוף יכולות קיימות בחברה.

בשלב ניתוח החלופות נבחנו ונפרטו 3 חלופות אסטרטגיות: הרחבת תחום הרכש בחומר גלם הקיים מול לקוחות חדשים, הרחבת תחום המסחר בצורתו הקיימת למוצרים חדשים/לקוחות חדשים וחדירה לשוק חומר גלם חדש לחברה הדורש לימוד תחום חדש. החלופות נבחנו ע"פ פרמטרים של השפעה (ביצועים עסקיים) ויכולת יישום (סיכון ויכולות החברה). החלופות לא תועדפו ביניהן אלא נבחנו באופן עצמאי.

בחינת החלופות בוצעה ע"י ניתוחי שוק וסיעורי מוחות משותפים עם גורמים מובילים בחברה.

לצד 3 חלופות אסטרטגיות זוהו 2 חלופות על בסיס הזדמנותי לחברה.

בנוסף, הוגדרה High level roadmap ליישום החלופות – אשר כללה הגדרת יחידת יזמות עסקית בחברה לצד משמעויות ארגוניות.

תוצאות

בשלב ראשון, הוחלט לפעול ליישום החלופה של הרחבת תחום הרכש בחומר גלם הקיים מול לקוחות חדשים. חלופה זו בעלת יכולת יישום וסיכון בינוניים ופוטנציאל גבוה להרחבת היקף הפעילות ברווחיות נמוכה.  חלופה זו הוערכה בגידול היקף הרכש בכ25% (בהשוואה לשנה הקודמת), פוטנציאל הכנסות אופטימלי של כ 350 מיליון דולר ופוטנציאל רווח גולמי אופטימלי של כ  3-4 מיליון דולר – לאחר 3 שנות פעילות.

אירוע Kaizen במבת, התעשיה האווירית

המקום – קו שילובים והרכבות, מפעל מבת, חטיבת אלקטרוניקה, התעשיה האווירית.
הזמן –    שבוע 52, סוף ינואר 2001.
המטרה – שיפור משמעותי בתהליך אשר יניב הגדלת הרווח, יקטין עלויות ויקצר את זמן האספקה.
הצוות –   צוות מולטידיסיפלינרי רחב, החל מעובדי הקו, דרך נציגי הנדסה ולוגיסטיקה וכלה בגורמי הנהלה, ובתוכם מנכ"ל התעשייה האווירית, שהשתתף כחבר צוות לכל דבר.
השיטה – אירוע Kaizen.

לאחר 9 ימים…

• שעות עבודה  Cycle Time – שיפור של 31%
• זמן סבב Lead Time  – קיצור ב- 77%
• מלאי בתהליך  WIP – הקטנה ב- 38%
• מלאי פרויקטלי במחסן – צמצום ב- 28%
• שיפור תהליך התיעוד – 55% פחות ניירת ליח'
• הטמעת שיטת Pull System:
  – עבודה ב- One Piece Flow
  – הטמעת תהליך ה- Kanban
  – קו מאוזן, עומד בדרישות האספקה ( Takt Time)
• רמת ה- 5S וה- Visual Control – עליה מציון ממוצע של 1.15 לציון  3.7 מתוך 5.

משמעויות כספיות של הישגים אלו לא יוצגו כאן…

Kaizen, תרבות של שיפור מתמיד הממוקדת בחיסול בזבוזבים (Waste) בכל מערכות ותהליכי הארגון.
המלה Kaizen מורכבת משתי מילים יפניות נפרדות – ( לחשוב ) Kai, ( טוב ) Zen, יחד – שיפור מתמיד.
ההסטוריה של ה- Kaizen מחזירה אותנו לשנות ה- 50, כאשר Toyota הטמיעה לראשונה את 'מעגלי האיכות' שלה, אבטחת איכות כחלק מתהליך הייצור.  ה- Kaizen שימש אז חלק ממערכת הייצור של תעשיות הרכב של Toyota (TPS-Toyota Production System), אשר פותחה ע"י Taiichi Ohno.
כיום ה-TPS  בכלל וה- Kaizen בפרט מיושמים הלכה למעשה ברחבי העולם, ולאחרונה גם בישראל.

Kaizen Event

אירועי Kaizen  הנם הדרך להאיץ תהליכי שיפור בתחומים שונים ומגוונים כגון יעילות עובדים, צמצום זמני סבב ואספקה, הקטנת שטחי עבודה והגברת תפוקה, הקטנת מלאי ופחת בתהליך ושיפור האיכות, כל זאת תוך הקטנת הצורך במשאבים משמעותיים להשגת יעדים אלו.
Kaizen  חושף את הכשרון והיכולות המוסתרים לרוב בקרב עובדי הייצור, ומאפשר קבלת החלטות בדרג הנמוך ביותר בארגון, במהירות הגבוהה ביותר, ע"י הגורמים המתמצאים ביותר בבעיה.
העובדים, מצידם, מקבלים במה מיוחדת במינה, בה הם פורצים את הגבולות שידעו עד כה ומתמסרים לתהליך, בה אין משמעות לדרג ולותק במפעל, בה כולם עובדים יחד ולמען כולם. חוויה ייחודית…

מתודולוגיה

כמו שוודאי שמתם לב, ישנו נתון שאינו 'מסתדר' בפתיח הכתבה – 9 ימים ?!
אכן, זהו כוחו של אירוע ה- Kaizen. היכולת לרכז מאמצים ולהתמקד בפתרון בעיה או בשיפור תהליך, כל תהליך, הנה בהחלט מרשימה. האירוע עצמו הוא המקום בו דרכם של כל המשתתפים נפגשת, בדרך לעבודת צוות מרוכזת, אך למעשה קיימת עבודת הכנה לא מבוטלת המבוצעת ברקע של התהליך.
כדאי לשים לב כי בשונה מתהליך שיפור רגיל, האורך לרוב תקופה ארוכה יותר, ומשלב מספר דיסיפלינות שונות אשר עובדות בטור, ולא תמיד בסנכרון מידע מספק (צוות הערכה הבוחן את המצב הקיים וממליץ, צוות הנהלה המאשר, צוות יישום המלווה את היישום וצוות הפעלה המבצע את השינוי), הרי שבאירוע Kaizen כל הדיסיפלינות עובדות יחד, בצורה ממוקדת ליישום הפתרונות.

רמות ביצוע  Kaizen Event

קיימות שלש רמות מרכזיות לביצוע אירוע  Kaizen, כפי שיוצג להלן. חשוב לציין כי הנושאים המוצגים כמרכיבי האירוע הנם דוגמא בלבד, בקו הרכבה במקרה זה. אירוע ה- Kaizen ישמש אותנו נאמנה בכל תחום טעון שיפור שהוא – סביבה משרדית, פיתוח, ייצור תהליכי, מעבדות ועוד.

1. Flow & Linkage – הרמה הבסיסית, משלבת מיפוי תהליכים וממשקים (Value Stream Mapping), ארגון וסדר באזור העבודה (5S), ושיפור תהליכים ראשוני (זרימת חומר, Lead Time, Cycle Time, איכות וכד').
2. Standard Work – תיושם לאחר אירוע מסוג F&L, חדירה עמוקה לתתי תהליכים ומתן פתרונות ברמה הגבוהה ביותר. הגדרת תהליך One Piece Flow, איזון מלא של הקו מול Takt Time(זמן פעימת מוצרים מהקו), הטמעת Pull System ברמה המפורטת ביותר וכד'.
3. Close the Gap – אירוע קצר בד"כ המשמש לסגירת פערים וביצוע שיפור נוסף באזור בו בוצע אירוע מסוג SW. למעשה שלב זה יחזור מספר פעמים באזור לאורך זמן מהווה אבן יסוד לשיפור המתמיד.

ובחזרה למבת, התעשייה האווירית

הצלחה באירוע ה- Kaizen  הראשון במפעל הנה בהחלט הגורם המשמעותי ביותר בדרך להטמעת תרבות שימוש ב-Kaizen  ככלי עבודה לגיטימי, ומכאן שלבחירת המקום לאירוע חשיבות מכרעת.
האירוע המוצג לעיל בוצע למעשה בעקבות אירוע קודם, קטן יחסית אך מוצלח, שבוצע כחודשיים קודם לכן. בבחירת מקום האירוע המוצג לפניכם, עמדו גורמים משפיעים אחרים על הפרק: מוצר (מסווג) מוביל במפעל, אופק ייצור ארוך בו שיפור קטן יניב תוצאות משמעותיות לאורך זמן. מוצר אשר עבר סדרה מרשימה של שיפורים מאז ייצורו לראשונה, ובייצורו מעורבים גורמים רבים במפעל ועוד…

האירוע הוגדר כאירוע ברמה 1 – Flow & Linkage, והתמקד בארבעה שלבים מרכזיים בתהליך הייצור (חדר נקי, הרכבות ושילובים, בדיקות סביבה והרכבה סופית). יעדי האירוע כוונו להבטים שונים בתהליך ( סדר וארגון ,זמן אספקה, שעות מושקעות ליח', עלות חומרי גלם, זרימת חומר ומלאי בתהליך, תיעוד המוצר והתהליך, זמינות ציוד הבדיקה וקצב אספקת מוצרים ללקוח).

סיכום

אירוע זה הוא ללא ספק אחד האירועים המורכבים ביותר שקוימו עד כה בתעשיה האווירית, בהתחשב בכמות הצוותים ומשימת התיאום שנדרשה לצורך הפעלה טובה של האירוע!

אסטרטגיה משתנה בשוק הסוער

השוק סוער…

קשה לחזות מראש את כל הסערות הפוקדות את המשק. שינויים בשוק יכולים להיות משני סוגים:

שינויי שוק איטיים
שינוי בעל פרופיל נמוך- לעיתים מתחיל כשינוי שולי, אך בחלוף הזמן עוצמתו מתחזקת ולבסוף עשוי אף להוביל למהפכה.

שינויי שוק מהירים
שינוי עם גילוי חיצוני משמעותי כבר מראשיתו- השינוי מכה בחוזקה וקל לזהותו כאשר הוא קורה.
2/3 מנהלים הודו כי הופתעו ע"י שלושה אירועי תחרות ברי השפעה גבוהה בחמש שנים האחרונות

גם כאשר מזהים שינויים וסערות- קשה לדעת לאן יפנה השוק

אי ודאות

אי ודאות בשווקים מקשה על קבלת החלטות. ישנן רמות שונות של אי ודאות:

1. עתיד ברור דיו
2. מספר תוצאות עתידיות
3. קשת של תוצאות עתידיות

הכלים העיקריים להתמודדות עם רמות אי ודאות 1-3 הינן ניתוחי שוק ותרחישים ואילו להתמודדות עם רמה 6 נעזרים באנלוגיות.
כיום, על חברות לקבל החלטות חשובות ברמה 3 ו-4 ולפעול.

מה עושים?

לחברות יש מספר דרכי פעולה, מסיכון נמוך לגבוה:

1. מהלכים טקטיים בטוחים
2. מהלכים אסטרטגיים קטנים, זריעת זרעים
3. מהלכים אסטרטגיים מהותיים

מהלכים טקטיים הינם קריטיים, אך אינם מספיקים.
בנוסף, חשוב גם לתפוס פוזיציה עם מהלכים נועזים או לזרוע זרעים לפעולות בהמשך.

בזמני משבר "טורפים מחדש את הקלפים"- ישנם שינויים משמעותיים בביצועי החברות:

לרוב, פערים שנוצרו בעת משבר נשמרו גם אחריו

בעיה אקוטית בעת משבר המקשה על חברות לפעול היא מחסור במזומנים
כולם חייבים לפעול בעת משבר- אך אופן הפעולה משתנה בהתאם ליכולות הכספיות של החברה:

חברות בעלות "כיסים עמוקים"
יכולות לבחור באסטרטגיה אגרסיבית ולבצע רכישות: חברות, טכנולוגיות וכו'

חברות רזות במזומנים
מנסות לשרוד את המשבר- אסטרטגיה הגנתית, שמירה על ה- Core Business
לזרוע זרעים ולהשאיר אופציות בכדי להיות במצב טוב יותר בסוף המשבר

בעת משבר, חשוב לשמור על ביצועים עסקיים (ע"י מהלכים טקטיים בטוחים), אך אין מנוס מחשיבה אסטרטגית ותפיסת פוזיציה (מהלכים נועזים או זריעת זרעים ליום שאחרי).

איך עושים?

בעיתות אי ודאות, אופי התכנון האסטרטגי משתנה:

דינאמיות- תהליך דינאמי ומהיר בעל היזונים חוזרים ועדכונים.
תכנון אסטרטגי יכול להתבצע בתנאים רגילים או בתנאי אי ודאות -כאשר בתוכנית מוטמעות נקודות בחינה רבות יותר, שבהן ניתן לעצב ולהתאים את האסטרטגיה תוך מזעור סיכונים.

יש לחוש את הסביבה, לנתחה ולעצב את האסטרטגיה תוך כדי תנועה עם שינויי השוק והתבהרות משתנים.

1. ניהול תרחישים- דגש מיוחד על ניהול תרחישים להתפתחות השוק, שני שלבים לתהליך:
   זיהוי הכוחות המשפיעים והשינויים הצפויים ומצבי הקיצון הפוטנציאלים
   שינויים טכנולוגיים
   שינויים בעלות חו"ג
   שינויים מבניים בשוק
   כניסת מתחרה משמעותי לשוק
   שינויים מאקרו כלכליים
2. הערכת רמת אי הודאות וההשפעה הפוטנציאלית על השוק ובניית תרחישי שוק בהתאם
   כ- 80% מהמנהלים חושבים כי יכולתם לזהות את הכוחות המשפיעים והשינויים הצפויים אינו מספיק טובה.
   כ- 95% מהמנהלים טוענים כי חברתם נעדרת מערכות לזיהוי והתראה מוקדמת

תהליך בניית התרחישים מסייע בכימות הסיכויים והסיכונים הקשורים לשינויים פוטנציאלים בשוק וביצירת תמונת המצב העתידית של הזירה התחרותית

יצירתיות- בתנאי משבר ליצירתיות משמעות מיוחדת.
ללחץ, פחד ותחרותיות מתאם שלילי עם יצירתיות ולכן בכדי ליצור תנאים פוריים ליצירתיות, יש:
למזער את אפקט הפחד
להפחית תחרותיות ולעודד עבודה צוותית
לשלב עובדים ממחלקות שונות, לא רק R&D
ליצור תנאים למוטיבציה פנימים
ליצור סביבת עבודה נעימה

פתרונות יצירתיים עשויים לעזור לחברות לצאת ממשברים בצורה טובה יותר

מקורות מידע נוספים– בעיתות אי ודאות, מקורות מידע סטנדרטיים הופכים לפחות רלוונטיים ולכן מקורות מידע נוספים מקבלים משמעות מיוחדת:
ספקים– הקטנת אי ודאות בחברה ואצל ספקים, ע"י קבלת מידע שיאפשר לראות תמונת מצב רחבה. וכמו כן העמקת יחסי אמון ויצירת פוטנציאל לשיתופי פעולה
עובדי קצה כסנסורים
לקוחות
אנלוגיות
איתור מקורות מידע נוספים כרוך בפתיחות ובחשיבה יצירתית

מהירות החלטה-
בזמני רגיעה תכנון אסטרטגי נעשה במעורבות רחבה של כל ההנהלה.
בזמני אי ודאות החלטות חייבות להתבצע במהירות וצוות ההחלטה מצומצם יחסית.
בגלל מהירות הפעולה, השמועות, אי הודאות והמידור למעט צוות מצומצם, נדרשת שקיפות כלפי העובדים, אשר מפיגה חששות ורותמת עובדים
שקיפות ללא שיתופיות-דרך לקבלת החלטות מהירות ויישומן בצורה חלקה יותר בארגון.

בעיתות אי ודאות ומשברים חשוב לנקוט בטקטיקה מתמדת-  להקפיד על שיפור מדדי הביצוע באופן שוטף.
עם זאת, אין לוותר על חשיבה אסטרטגית כאשר בעיתות משבר, תהליך התכנון האסטרטגי ותוצריו הינם שונים מאשר בזמנים "רגילים".

"It is not the strongest of the species that survives, nor the most intelligent, but those most adaptive to change"- Charies Darwin

 

Lean Construction- התייעלות באתרי בניה

אור הלקוח

אחת מהחברות הגדולות בישראל לבניה, תשתית ועבודות עפר.

מטרת הפרויקט

החברה פנתה לחברת תפן לסיוע בייעול אתרי הבניה.

פעילות תפן

במהלך הפרוייקטים נבחנו האתרים בכמה מישורים:

• אופן הניהול והבקרה באתר
• התכנון הקיים באתר לעובדים ולמשאבים עיקריים אחרים
• יעילות המשאבים השונים (בעיקר משאבי צווארי בקבוק)
• תגמול ושכר עידוד לפועלים
• סדר וארגון באתר

 במהלך הפרוייקט הושם דגש רב על יישומיות ההמלצות והטמעתן בשגרת העבודה של האתר.

מתודולוגיה – שלבי ביצוע

1. מיפוי ארגוני תפעולי וביצוע תצפיות איכותיות
   מיפוי אופן התפעול באתר התבצע בעזרת ריאיונות עם אנשי המפתח באתר: מנהל הפרוייקט, מהנדסי ביצוע ומנהלי עבודה. במהלך הריאיונות נלמד תהליך בניית קומה טיפוסית תוך התמקדות בכל אחד מן האלמנטים המרכיבים אותה. בנוסף לכך נערכו תצפיות איכותיות באתר, אשר התמקדו במשאבי צוואר הבקבוק וציירו תמונת מצב ראשונית על אופן התנהלות האתר ויעילות המשאבים ומהם נגזרה תוכנית המחקר.
2. דגימות כמותיות, גיבוש המלצות ובניית תוכנית יישום
   הדגימות הכמותיות וניתוחן  נערכו בעזרת מספר מתודולוגיות עיקריות:
   • חקר זמן ישיר – חקר זמן ישיר מבוצע על משאבים בהם מבוצעות פעילויות סדרתיות בעלות פרקי זמן של דקה ויותר, כגון: פעילויות מנוף המחקר התבצע לאורך מספר ימים מלאים, לאורך כל המשמרות הפועלות באתר בכדי לקבל תמונת מצב אמיתית ומלאה.
   • חקר זמן רב תצפיתי – חקר זמן רב תצפיתי מבוצע על פעילויות מחזוריות ועיקרו תצפית אחת לרבע שעה על המשאב או קבוצת המשאבים ורישום מדוקדק של פעילויות המשאב, תוך ירידה לפרטים ככל האפשר. חקר זמן כזה מאפשר לקבל תמונת מצב רחבה על קבוצות עבודה גדולות.
   • (NVAA (Non Value Added Activities – שיטת ניתוח נתונים התקפה לכל אחד מסוגי התצפיות.עפ"י מתודולוגיתNVAAמתבצע מיפוי וניתוח של הפעילויות המבוצעות לשלות קטגוריות:
     1. פעילויות מוסיפות ערך (VAA)
     2. פעילויות תומכות (Sustain)
     3. פעילויות ללא ערך (NVAA)

על סמך ניתוח הנתונים והדגימות שנאספו גובשו ההמלצות לכל אתר ואתר ונבנתה תוכנית יישום מלאה ומפורטת.

להלן מספר דוגמאות לניתוח נתונים בהתאם למתודולוגיות המוזכרות לעיל:

*הנתונים אינם אמיתיים ומצורפים לצורך המחשה בלבד

3. ליווי יישום

יישום ההמלצות החל במקביל לביצוע הדגימות ונמשך לאחריהן.

במהלך שלב זה ליווי יועצי תפן את יישום ההמלצות מול מנהל הפרוייקט באתר לאורך זמן.

המלצות עיקריות

כל אחד מן האתרים בהם התבצע הפרוייקט הינו ייחודי, מבחינת הפועלים העובדים בו, שיטת הבנייה, המשאבים ואופן הניהול. למרות שוני ניכר זה חלק מן הממצאים והנושאים שהוטמעו היו רוחביים:

• ניהול ובקרה
  דוח סטטוס לאתר –פרסום דוח סטטוס שבועי המפרט  את עיקרי הפעילות באתר, זמן הסבב, שעות העבודה, מ"ק בטון ונותן  תמונת מצב מלאה של האתר, התקדמותו, מידת השיפור בו ומאפשר מעקב אחר אותם אלמנטים המהווים צוואר בקבוק, לאורך זמן.
  נוכחות מנהל העבודה בשטח -בכל אחד מן האתרים נמצא כי נוכחות מנהל העבודה בשטח מעלה את התפוקות ומגבירה את היעילות .

• תכנון
  בכל אחד מן האתרים קיים תכנון עבור האתר, תכנון כללי המתאר את התקדמות האתר, תכנון לקומה טיפוסית ותכנון חודשי.  במהלך הפרוייקטים נמצא כי תכנון יומי עבור המנוף ועבור קבוצות העבודה באתר משפר באופן ניכר את יעילותם. תוכנית עבודה יומית זו מפרטת, את האלמנטים עליהם יעבדו קבוצות העבודה, זמן המנוף הדרוש להן, חומרי הגלם הדרושים וכדומה.

• תגמול ושכר עידוד
  בניית מודל תגמול מתאים לכל אתר, פרסומו בין העובדים והתאמתו לקצב העבודה של העובדים הביאה לשיפור ניכר בתפוקותיהם.
• סדר וארגון
  במספר אתרים היה לאופן הארגון והסדר באתר השפעה ניכרת על תפוקות העובדים. ארגון מראש של דרכי גישה לאתר ואזורים שונים בו, מחסני ביניים לציוד וחומרי גלם ועוד משפר משמעותית את התפוקה ומקצר את משך הבניה.

סיכום

במהלך פרוייקטי ההתייעלות באתרי הבניה ניכר שיפור משמעותי בתפוקות האתרים.

אין ספק כי  פרוייקט ניתוח כזה, הכולל שלב יישום יכול לסייע רבות להעלאת התפוקה באתרי בניה ולהתקדם צעד נוסף לקראת Lean Construction* .

* Lean Construction- כלים ושיטות עבודה מתקדמות למניעת בזבוזים, מקסום השימוש במשאבי האתר, שיפור תהליך הבנייה (לא רק טכנולוגיית הבנייה) ועמידה ביעדים של זמני בנייה קצרים ובניה איכותית.