רקע והאתגר של הפרויקט

הרכש פועל בשלושה ענפים: רכש טכנולוגי, רכש כללי, ורכש בינוי.

מנהלי אגף הרכש בארגון העלו בפני תפן מספר בעיות שברצונם שנבחן:

• סרבול בירוקרטי סביב וועדות הרכש אשר מעקב אישור עסקאות באופן יעיל ואפקטיבי
• העדר סמכויות רכש עצמאיות בחטיבות השונות עבור עסקאות קטנות
• העדר תהליך ניהול ספקים מובנה המפיק ערך מוסף לאגף הרכש
• חוסר תכנון של תהליכי עבודה סדורים לפי תעדוף עסקאות ומשאבים

מה בוצע בפרויקט?

תהליך אבחון מצב קיים וגיבוש המלצות כלל את הפעולות הבאות:

• ראיונות עם גורמים רלוונטיים בחברה
• ניתוח מבנה תפעולי, תחומי אחריות וסמכות של הגורמים השונים
• ניתוח תהליכים מרכזיים, ממשקים וזרימת דרישות והזמנות: מדרג סמכויות רכש, בקרת הרכש, דרישה והזמנה, חתימה וניהול הסכמי מסגרת, מכרזים וניהול
• ניתוח אפקטיביות מסלולי הרכש השונים בהיבט של ריבוי חתימות, זמני המתנה וכדומה
• בחינת וועדות הרכש: סוגי הוועדות, מדרג אישורים, הרכבי הוועדות ונחיצותן
• מיפוי מדדי רכש קיימים ואופן חישובם
• מיפוי שגרות ניהול קיימות
• ניתוחי SLA לכלל תהליכי הרכש הקיימים
• ניתוחי פארטו למסלולולי הרכש ו-ועדות הרכש תוך בחינה של כמות עסקאות אל מול היקפן הכספי
• בנצ'מרק של ארגונים מקבילים
• ניתוח בעלי הסמכויות בוועדות הרכש והתאמתם לבחינת העסקאות בוועדות השונות
• ניתוח פארטו לפי כמות ספקים, כמות העסקאות שבוצעו מולם והיקפן הכספי של העסקאות
• ניתוח ובניה של מודל סגמנטצית ספקים
• ניתוח שגרות ניהול ותהליכי עבודה פנים ארגוניים לפי פעולות VA ו-NVA
• ניתוח ממשקי עבודה מול היחידות המקצועיות
• בחינה של מערכות המידע באגף תוך ניתוח ממשקי העבודה מולן
• ניתוח ותק עובדי אגף הרכש וניסיום בתחום אל מול ארגונים מקבילים

המלצות והשיפור שיושג בעקבותן:

• העלאת סף הרכש העצמאי בחלוקה למחלקות המקצועיות – אבדן בקרה על 1.5% מכספי הרכש תוך צמצום 50% מכמות העסקאות שמועלות לאגף
• העלאת הסף הכספי שבגינו מועלת עסקה לוועדה – אבדן בקרה על 6% מכספי הרכש תוך צמצום 40% מכמות העסקאות שמועלות לאגף

תועלות צפויות:

1. צמצום cycle time  לעסקאות
2. פישוט תהליך – הקטנת מספר ידיים הנוגעות בעסקה
3. פינוי זמן לגורמי הרכש לעיסוק בעסקאות ליבה – פחות עסקאות יצריכו הכנה

• המלצה לשינוי נציגי הועדות

תועלות צפויות:

1. נציגות גורמים מהיחידות המקצועיות לפי רלוונטיות לעסקאות הנידונות יאפשרו דיון מקצועי וממוקד
2. גמישות בחברי הוועדה תאפשר צמצום דחיות ועיכובים

המלצות והשיפור שיושג בעקבותן:

המלצות והשיפור שיושג בעקבותן:

המלצות והשיפור שיושג בעקבותן:

המלצות והשיפור שיושג בעקבותן:

המלצות והשיפור שיושג בעקבותן:

The post פרויקט שיפור שירות ותהליכים באגף הרכש appeared first on TEFEN.