תהליכים לוגיסטיים- בעיות ופתרונות

מבוא

תהליכים לוגיסטיים בארגון הוא שם כולל לכל התהליכים העוסקים בשינוע ועיבוד חומרים עד הפיכתם למוצרים מוגמרים והגעתם ללקוח.

מאמר זה מציג את המערכת הלוגיסטית הנורמטיבית בארגון היצרני וכן בעיות אופייניות והכלים הנחוצים לארגון לפתרונן.

התהליכים הלוגיסטיים בארגון יצרני, כוללים:

• תכנון
• רכש
• אחסנה
• ייצור

התרשים הבא מציג באופן סכמתי את המערכת הלוגיסטית בארגון יצרני:
התכנון (תפ”י- תכנון ופיקוח על הייצור)

יעוד:

הכנת תוכניות עבודה ליחידות השונות בארגון, לטווחי זמן שונים, תכנון וניהול שרשרת האספקה של הארגון, ספקיו ולקוחותיו.

נתונים מתקבלים:

– תחזיות מכירה, מכלול הזמנות, תקציב, דרישה בפועל.
– נתוני מלאי (בעין, בהזמנה, מדיניות מלאי).
– אילוצי המערכת (קיבולת יצור, זמני יצור, זמני אספקה).

תוצרים:

– המלצות רכש (כמויות ומועדים).
– תכניות ייצור (לפי לו”ז ועדיפויות).
– תכניות משלוחים.
– בקרת ביצוע לעומת תכנון.

הרכש:

יעוד: ניהול מערך הספקים של הארגון וביצוע תוכניות הרכש.

נתונים מתקבלים:

– המלצות לרכש (מהתפ”י).
– קובץ הספקים של הארגון.
– נתוני מלאי (במחסנים, בדרך, בהזמנות).
– תכניות ייצור לטווח בינוני וארוך.

תוצרים:

– הזמנות רכש לספקים.
– הערכת ספקים (כולל איתור והחלפת ספקים).
– הסכמי רכישה ארוכי טווח.

הייצור:

יעד: ביצוע תכניות הייצור ביעילות, תוך שמירה על לוחות זמנים ועל מסגרות תקציביות.
נתונים: תכניות ייצור מהתפ”י.

תוצרים:

– ביצוע תכניות הייצור תוך אופטימיזציה של אמצעי הייצור (כ”א, חו”ג, ציוד).
– טיפול בחריגים (לו”ז, עלות, איכות)
– ייעול מתמיד של תהליכי ייצור.
– אחסון וניהול המלאי (חו”ג ותוצ”ג)

יעוד:

– זמינות של חו”ג ותוצ”ג, תוך קיום מדיניות המלאי של הארגון ורמת שרות ללקוחות (זמני אספקה מובטחים).
– נתונים מתקבלים:
– תוכניות משלוחים (מהתפ”י)
– מדיניות מלאי.

תוצרים:

– הגעה לאמינות מלאי.
– ביצוע ספירות מלאי.
– אספקת דוחות ונתוני מלאי.
– קליטה, אחסון וטיפול בחו”ג.
– אספקת חו”ג בהתאם להוראות הייצור.
– ניהול מלאי התוצ”ג.
– הוצאת משלוחי תוצ”ג בהתאם לתכנון.

בעיות אופייניות:

כל בעיה בארגון המונעת זרימה שוטפת ויישום נורמטיבי של התהליכים בארגון מתבטאת, בסופו של דבר, בפגיעה ברווחיות הארגון, בשורה התחתונה. הפגיעה נובעת מעלויות חריגות ובלתי מתוכננות כגון: רמות מלאי גבוהות, שטחי אחסון עודפים, עבודה בשעות נוספות, פגיעה במועדי אספקה ובשביעות רצון הלקוחות ועוד. לכן, חשוב לארגון לבקר את התהליכים הלוגיסטים המבוצעים בו באופן שוטף, תוך יצירת יכולות לאיתור מהיר של גורמי הפרעה וכשל ותיקונם.

ניתן לסווג את הבעיות לשלושה סוגים:

– בעיות מדיניות.
– בעיות הנובעות ממערכת המידע.
– בעיות תפעוליות.

בעיות מדיניות:

העדר מדיניות ארגונית בנושאים הלוגיסטיים, חוסר בהירות בנושאי מדיניות, או מדיניות לא מתאימה הם נושאי כשל אופייניים בארגונים.

דוגמאות:

– העדר מדיניות מלאי מוגדרת או ברורה (מלאי חו”ג, מלאי תוצ”ג).
– העדר מדיניות ייצור, או מדיניות ייצור לא ברורה (ייצור להזמנות או ייצור למלאי או מדיניות “מעורבת”).
– אי קיומם של הגדרות, רמות שרות ברורות בין הארגון לבין ספקיו, או בין הארגון ללקוחותיו.

בעיות הנובעות ממערכת המידע:

כל מערכת לוגיסטית חייבת תמיכה וגיבוי ממערכת מידע אמינה, המתאימה למאפייני פעילותו של הארגון. העדרה של מערכת כזו הופך את ביצועם של התהליכים הלוגיסטיים בארגון לבלתי אפשרי.

דוגמאות אופייניות:

– העדר כלי תכנון ייצור במערכת (הוראות עבודה, תכנית ייצור, משלוחים).
– חוסר קיומה של מערכת לאיסוף נתונים מרצפת הייצור ויצירת היזון חוזר מהיצור למערכת התכנון (תפ”י).
– רזולוציה בלתי מספקת של מערכת התכנון (תכנון ברמת מחלקה אבל לא ברמת מרכז עבודה או מכונה).
– מערכת מידע החסרה פונקציות חיוניות כגון: מערכת ניתובים, או מערכת עצי מוצר.

בעיות תפעוליות:

בעיות תפעוליות פוגעות לעיתים קרובות בתהליכי העבודה הנורמטיביים של המערך הלוגיסטי בארגון, בעיות אלה שהן פנים- ארגוניות, משקפות פעמים רבות קשיים וכשלים ניהוליים בארגון, דוגמאות אופייניות:

– היקף חריג של בעיות איכות, הפוגע בתכנון הייצור ובעמידה במועדי אספקה מובטחים.
– בעיות תחזוקה של ציוד הייצור המונע ייצור במלוא הקיבולת המתוכננת.
– חוסר פריטי מלאי בשל כשלים במערך הרכש.
– נצילות נמוכה של ציוד וכוח אדם, המונעים עמידה בתכנון הייצור והאספקות.
– חוסר תגובה מהירה של מערכת התכנון לשינויים בביצוע לעומת תכנון, מונע את עדכונן של תוכניות הייצור בהתאמה לעדיפויות המשתנות.
– העדר גמישות מספקת של מערך הייצור לשינויי תכנון הכרחיים בתוכניות הייצור.

כל האמור לעיל תובע מארגונים יצרניים לבדוק את עצמם מעת מעת ולוודא כי קיימים בארגון:

א. הגדרות ברורות של מדיניות ותהליכי עבודה.

ב. התאמה של מערכת המידע לצרכים ולמאפיינים המתאימים של הארגון (MRP, JIT).

ג. יצירת מערכות בקרה, כולל מדדים כמותיים ויעדי שיפור כדי לוודא שהאצבע הניהולית נמצאת כל הזמן על דופק הארגון.

ד. יצירת מנגנון תגובה מהיר לתיקונם של כשלים המתגלים ע”י מערך הבקרה בארגון.